Underskrevet inden dag ét giver den bedste start for nye medarbejdere

Annonce – sponsoreret indhold.

At få en ansættelseskontrakt underskrevet inden første arbejdsdag er den enkleste måde at give en ny medarbejder en tryg start på. Alle vilkår er klare, begge parter er forpligtet, og første dag kan bruges på kolleger og opgaver i stedet for papirer. Det kræver tre ting: et færdigt kontraktudkast tidligt i forløbet, en fast rutine for, hvem der sender hvad og hvornår, og en underskriftsproces, der kan klares på få minutter fra telefonen. Denne guide tager dig igennem det i den rækkefølge, du skal handle.

Ansættelseskontrakt underskrevet inden første arbejdsdag: Hvad der står på spil

Mange virksomheder behandler kontrakten som en formalitet, der nok skal falde på plads i løbet af de første dage. For den nye medarbejder er det ikke en formalitet. Kandidaten har ofte sagt sin gamle stilling op, takket nej til andre tilbud og fortalt familien om det nye job. Hvis den skriftlige aftale mangler, hviler alt det på et mundtligt løfte og en e-mail.

Det giver små, men reelle bekymringer. Er lønnen præcis den aftalte? Gælder opsigelsesvarslet, som vi talte om? Hvad med arbejdstid, pension, kørsel eller hjemmearbejde? Medarbejderen vil sjældent spørge, fordi det føles utaknemmeligt at presse på for papirer, før man er startet. Spørgsmålene bliver derfor liggende og fylder i baghovedet i de uger, hvor man ellers gerne skulle lære kolleger og opgaver at kende.

Det er også et spørgsmål om fairness. Den nye medarbejder er den svageste part, fordi han eller hun ikke har noget at forhandle med, når først første dag er overstået. En kontrakt, der først lander i uge to, fortæller i praksis, at virksomheden forventer loyalitet, før den selv har lagt sig fast.

Pre-boarding i 2026: Hvad der skal være på plads før dag ét

Pre-boarding er perioden mellem et ja og den første arbejdsdag. Den er ofte kort, men den er afgørende, fordi kandidaten stadig er i tvivl om, hvordan det nye sted egentlig er. God pre-boarding handler ikke om mange aktiviteter, men om få ting, der er klare og leveres til tiden. Kontrakten er det vigtigste punkt, fordi alt andet bygger på den. Den mest effektive måde at lukke aftalen formelt på er digital underskrift af kontrakter, hvor kandidaten underskriver med MitID fra mobil, tablet eller computer, uden at skulle printe, scanne eller finde en postkasse. Løsninger som ePact Sign anvender eIDAS-kompatible underskriftsmetoder og sender automatiske påmindelser, så sagen ikke går i stå, mens HR har travlt med andre ting.

Ud over kontrakten består en god pre-boarding af følgende:

• Praktisk information: Mødetid, adresse, parkering eller transport, påklædning og hvem der tager imod.
• En personlig hilsen: En kort besked fra nærmeste leder eller et nyt teammedlem, der viser, at der er nogen, der glæder sig.
• Overblik over første uge: Et enkelt program, så kandidaten ved, hvad der skal ske, og hvem de skal møde.
• Udstyr og adgange: Computer, login og nøglekort, der er klar ved ankomst, så første dag ikke går med at vente.
• Underskrevne dokumenter: Kontrakt og eventuelle bilag, som persondatainformation, IT-politik og fortrolighedsaftaler, afsluttet på forhånd.

Princippet er, at alt det administrative skal være afklaret, inden medarbejderen træder ind ad døren. Første dag skal handle om mennesker og arbejde.

Sådan får du kontrakten underskrevet i tide: Trin for trin

En fast proces fjerner afhængigheden af, at nogen husker det. Brug rækkefølgen herunder.

1. Gør kontrakten klar, mens ansættelsen forhandles

Brug en skabelon med faste vilkår og udfyld de personlige felter, så snart løn, titel og startdato er aftalt. Hvis du først begynder at skrive kontrakten, når kandidaten har sagt ja, mister du dage. Er der en overenskomst, så henvis tydeligt til den og angiv, hvilke dele der gælder.

2. Få intern godkendelse på forhånd

Aftal, hvem der underskriver på virksomhedens vegne, og at vedkommende er tilgængelig. En kontrakt, der venter på en direktør på ferie, er en klassisk årsag til forsinkelser. Det er også en fordel, hvis virksomhedens underskrift kan ske digitalt og er på plads, før kandidaten får dokumentet.

3. Send kontrakten senest dagen efter ja’et

Kandidaten har brug for tid til at læse, stille spørgsmål og eventuelt få kontrakten gennemset af sin fagforening eller en jurist. Aftal en rimelig frist, og sørg for, at dokumentet kan underskrives fra telefonen. Jo færre skridt, jo hurtigere kommer den tilbage.

4. Lad systemet tage rykkerne

Manuelle rykkere pr. mail og telefon er tidskrævende og kan virke pågående. Automatiske påmindelser er neutrale og tager presset ud af situationen. Når begge parter har underskrevet, får de hver en kopi, og HR kan følge forløbet i en revisionslog med tidsstempel og dokumentation.

5. Bekræft og tag imod

Når kontrakten er underskrevet, så send en kort, personlig bekræftelse. Det markerer, at nu er aftalen på plads, og at I glæder jer. Den besked gør meget mere for stemningen end kontrakten alene.

Hvad siger reglerne?

Ansættelsesbevisloven stiller krav om, at medarbejderen skriftligt får oplysning om de væsentlige vilkår i ansættelsen, og fristerne er korte efter ansættelsens start. Loven er et minimum og ikke et mål. Vil du give en ordentlig start, skal aftalen være underskrevet før første dag. Tjek de aktuelle regler og tidsfrister hos Beskæftigelsesministeriet eller via din arbejdsgiverorganisation, og få en jurist til at gennemgå skabelonen, hvis den ikke er opdateret for nylig. Hvis medarbejderen er omfattet af funktionærloven eller en overenskomst, skal du have det med i kontrakten.

Typiske fejl, der skaber utryghed

De fleste problemer med kontrakter før opstart er små og kan undgås. Her er dem, der oftest skaber unødvendig frustration:

• Kontrakten sendes for sent. Hvis den først kommer ugen før start, er der ikke tid til at læse den, få den vurderet og rette fejl.
• Fejl i løn, titel eller startdato. En forkert detalje giver straks en dårlig fornemmelse. Få en kollega til at læse korrektur, før den sendes.
• Kontrakten kræver print og scanning. Mange har ikke printer derhjemme, og det skaber irritation midt i en periode, hvor kandidaten gerne vil være positiv.
• Virksomheden har selv glemt at underskrive. Hvis kandidaten underskriver, men ingen på virksomhedssiden har gjort det, er aftalen ikke på plads.
• Personfølsomme oplysninger sendes i almindelig e-mail. Kontrakter indeholder løn og ofte cpr-nummer. En sikker kanal med kryptering og opbevaring i EU er et bedre signal om, at virksomheden tager databeskyttelse alvorligt. Datatilsynet har vejledning om behandling af personoplysninger i ansættelsesforhold.
• Bilag glemmes. Persondatapolitik, IT-regler og fortrolighedsaftaler dukker op på dag ét som en stak papirer, der skal underskrives i hast.
• Kandidaten opsiger sin stilling uden kontrakt. Det er en risiko for begge parter. Send kontrakten, før kandidaten opsiger.

Kontrakthåndtering som kultursignalering

Virksomhedskultur er ikke kun værdier på en væg. Den viser sig i, hvordan man opfører sig, når nogen ikke kigger med, og i de allerførste møder med en ny medarbejder. Kontrakten er et af dem. En kontrakt, der er korrekt, kommer til tiden og kan underskrives på få minutter, fortæller at virksomheden er ordentlig, effektiv og respekterer folks tid. En kontrakt, der mangler, er forsinket eller fyldt med fejl, fortæller det modsatte, også selvom intentionerne er gode.

Det gælder også internt. Når HR slipper for at jagte underskrifter, print og scanninger, er der mere tid til det, der faktisk skaber trivsel: at forberede modtagelsen, tale med lederen om de første uger og følge op efter den første måned. Mindre administration er ikke en sidegevinst, men en forudsætning for en bedre onboarding.

Digital signering løser dog kun det tekniske. Det kulturelle ligger i, at virksomheden har besluttet, at kontrakten skal være på plads før dag ét, og at nogen har ansvaret for det. Teknologien gør bare beslutningen nem at holde.

Tjekliste: Tryg og professionel pre-boarding

Brug listen som fast rutine. Den kan kopieres ind i jeres onboardingproces.

Når kandidaten har sagt ja

1. Bekræft løn, titel, startdato, arbejdstid og opsigelsesvarsel skriftligt.
2. Udfyld kontraktskabelonen og få den læst igennem af en kollega.
3. Afklar, hvem der underskriver for virksomheden, og at personen er tilgængelig.
4. Send kontrakten til digital underskrift senest dagen efter, med en rimelig frist.
5. Vedlæg bilag i samme forsendelse, så alt kan underskrives i ét hug.

Ugen op til start

1. Tjek, at kontrakten er underskrevet af begge parter, og at begge har en kopi.
2. Send praktisk information: mødetid, adresse, modtager og program for første uge.
3. Sørg for, at udstyr, adgange og arbejdsplads er klar.
4. Lad lederen og teamet sende en personlig velkomsthilsen.

Første arbejdsdag

1. Ingen papirer at udfylde. Brug tiden på introduktion og kolleger.
2. Aftal tidspunkt for opfølgning efter første uge og første måned.

Ofte stillede spørgsmål

Er en digital underskrift gyldig på en ansættelseskontrakt?

Ja, i udgangspunktet. Elektroniske underskrifter, der lever op til eIDAS-forordningen, har retsvirkning i EU, og ansættelsesvilkår kan gives i elektronisk form. ePact Sign angiver, at løsningen anvender eIDAS-kompatible metoder og MitID-integration. Har du særlige krav i en overenskomst eller en usædvanlig kontrakttype, så få en jurist eller din arbejdsgiverorganisation til at bekræfte det.

Hvornår bør kontrakten sendes til den nye medarbejder?

Så hurtigt som muligt efter, at ansættelsen er aftalt, helst samme dag eller dagen efter. Det giver tid til at læse kontrakten, stille spørgsmål og eventuelt få den vurderet af fagforening eller rådgiver. Send den senest et par uger før start, medmindre opstarten er hurtigere.

Hvad gør vi, hvis medarbejderen ikke har underskrevet, når første dag kommer?

Find ud af hvorfor. Er der uklarheder eller rettelser, så ret dem hurtigt og send en ny version til underskrift. Lad medarbejderen underskrive digitalt på dag ét, hvis det er nødvendigt, men tag det op som en læring til processen, så det ikke gentager sig. Husk, at ansættelsesbevisloven stiller krav til, hvornår medarbejderen senest skal have skriftlig information om vilkårene, så vent ikke.

Hvad koster det HR i tid at gå over til digital signering?

Selve opsætningen er typisk begrænset, når først skabeloner og arbejdsgange er på plads. Gevinsten ligger i, at I slipper for print, scanning og manuelle rykkere. Prøv løsningen af i en testperiode med få ansættelser, og vurder bagefter, om processen er blevet lettere for både HR og kandidater.