Derfor er din toner vigtigere for arbejdsmiljøet end du tror

Annonce – sponsoreret indhold.

Hvis du leder efter den rigtige toner til kontorprinter, er det ikke kun et indkøbsspørgsmål. Det er også et spørgsmål om, hvor mange små irritationer dine medarbejdere skal igennem hver dag. Kladdet print, striber og en printer, der melder “toner lav” ved den værst tænkelige lejlighed, afbryder arbejdet, og de små afbrydelser lægger sig som støj over dagen. Her får du en guide til at vælge toner med økonomien og arbejdsmiljøet for øje, og en tjekliste du kan handle på med det samme.

Toner til kontorprinter: en skjult produktivitetstyv

Ingen skriver “printer driller” i en trivselsmåling, men næsten alle kender situationen. Du skal bruge en kontrakt til et møde om ti minutter, og printeren spytter siden ud med en lys stribe ned gennem teksten. Du prøver igen, rusker i patronen og går hen til en kollega for at låne hendes printer. Mødet starter med, at du er stresset, og det var slet ikke arbejdet, der var problemet.

Enkeltstående hændelser er harmløse. Det, der slider, er mønsteret. Når et printsetup fejler jævnligt, sker der typisk tre ting:

• Fokusbrud: Medarbejderen forlader sin opgave for at fejlfinde, og det tager tid at komme ind i arbejdet igen.
• Tålmodigheden slides: Små frustrationer hober sig op, og de bliver ofte afreageret på kolleger, ikke på printeren.
• Uformelle konflikter: “Hvem glemte at bestille toner?” bliver hurtigt en lille kamp om ansvar. Når ingen har ansvaret, ender det ofte på den hjælpsomme kollega, der alligevel altid ordner tingene.

Der er også en rent fysisk side. Printerhjørnet er et sted, hvor folk samles, og hvor der skiftes patroner, samles papir op og slæbes kasser. Hvis tonerskift er en rodet og uklar opgave, øges risikoen for spild og for, at pulver kommer, hvor det ikke skal være. Arbejdstilsynet har generelle krav til indeklima og rydelighed på arbejdspladsen, og det er klogt at følge producentens anvisninger ved skift og håndtering. Står printeren tæt på siddepladser, så tænk også på placering og udluftning, især hvis den kører mange sider.

Mange kontorer løser problemet ved at acceptere det: “Sådan er printere jo.” Det er sjældent nødvendigt. I mange tilfælde skyldes de tilbagevendende gener en toner, der ikke passer helt til maskinen, eller en indkøbsrutine, der er tilfældig. Står I med en Canon-printer, kan valget af den rigtige Canon toner fjerne et tilbagevendende friktionspunkt i den daglige drift, fordi du får styr på præcis, hvilken patron din model skal bruge, og hvad den kan holde til.

Laser eller inkjet: hvad passer til kontorets hverdag

Før du vælger toner, er det værd at spørge, om du overhovedet har den rigtige teknologi. Canon fører begge typer, fra PIXMA- og MAXIFY-serierne med blæk til i-SENSYS-serierne med laser. Forskellen mærkes tydeligt i den daglige brug.

Laser: lavet til dokumenter og volumen

En lasertoner er et fint pulver, der smeltes fast på papiret med varme. Det giver skarp tekst, hurtige udskrifter og en patron, der ikke tørrer ud, selv hvis printeren står stille en uges tid. På kontorer, hvor der printes kontrakter, rapporter, følgesedler og mødemateriale, er det typisk her, driftssikkerheden er bedst. Skarp tekst betyder også, at små tal og fodnoter kan læses uden at skele, hvilket er en lille, men reel lettelse.

Inkjet: stærk til farve og lav volumen

Blækprintere kan give flotte farver og fotos, og anskaffelsesprisen er ofte lavere. Til gengæld kan blækket tørre ind, hvis printeren bruges sjældent, og blækpatroner skal typisk skiftes oftere ved jævnt højt forbrug. På et kontor, hvor printeren primært ligger stille og så pludselig skal bruges, er indtørring en klassisk kilde til striber og afbrudte opgaver.

En tommelfingerregel: Printer I jævnligt og mest sort/hvid tekst, så er laser som regel det mest rolige valg. Printer I sjældent og mest i farver, kan inkjet give mening. Står I med en blanding, kan to maskiner være klogere end én, hvis det betyder, at ingen medarbejdere venter på en printer, der er optaget med noget helt andet.

Tre parametre afgør, om din toner gør jobbet

Når du skal vælge toner, er det fristende at se på prisen først. Det er forståeligt, men det bør være den sidste faktor, ikke den første. Start her:

1. Kompatibilitet: den rigtige patron til den rigtige model

Canon har mange serier, og tonere til tilsyneladende ens printere kan være forskellige. Brug printerens præcise modelbetegnelse, ikke bare serienavnet. Den står som regel på maskinen, i manualen eller i printerindstillingerne på computeren. Patronens modelnummer står ofte også på den gamle patron. Tjek, at du ikke bestiller til en nærliggende model, for en toner, der “næsten passer”, giver ofte fejlmeddelelser eller dårlig kvalitet.

Hos mange webshops kan du vælge mærke, serie og model i en printerfinder og få vist de patroner, der passer. Brug den hellere end at gætte, og gem modelnummeret et fast sted, så den næste, der bestiller, ikke starter forfra.

2. Sideudbytte: hvad en patron reelt kan præstere

Sideudbyttet fortæller, hvor mange sider en patron kan printe. Mange producenter oplyser det efter den internationale standard ISO/IEC 19752 for sort/hvid lasertoner, så tallene kan sammenlignes. Husk, at udbyttet måles under standardiserede forhold med en bestemt dækningsgrad på siden, så din virkelighed afviger. Printer I mange sider med tung grafik, bruges toneren hurtigere end angivet.

For kontoret er det mest interessante pris pr. side, ikke pris pr. patron. En billigere patron med lavt udbytte kan ende dyrere og kræver flere skift, og hvert skift er et lille afbrud i arbejdsdagen. Større patroner kan være en god idé ved høj volumen, mens små kontorer med lav udskrift ikke har brug for at binde penge i en stor patron, de aldrig når at bruge.

3. Udskriftskvalitet: det I faktisk ser og mærker

God kvalitet betyder ensartet sort uden striber, uden grå skygger i kanten og uden pulver, der smitter af. Dårlig kvalitet opdager medarbejderne straks, men de gør sjældent noget ved det, fordi de ikke ved, hvem der skal handle. Lav derfor en fast testudskrift ved hvert patronskifte: en tekstside og en side med fyldte felter. Opdager du fejl, kan du reklamere med det samme, mens beviset er frisk.

Original eller kompatibel toner: det skal du spørge om

Mange kontorer vælger mellem originale tonere fra Canon og kompatible tonere fra tredjepart. Begge dele kan fungere godt, men prisforskellen kan være betydelig. Hos Tonerland.dk starter de kompatible Canon-tonere fra 139 kr., og det viser, at der er penge at hente, hvis kvaliteten er i orden. Spørgsmålet er, hvordan du sikrer det.

Stil leverandøren disse spørgsmål, før du bestiller i større mængder:

• Passer den til min præcise model? Få det bekræftet, ikke kun antydet i produktteksten.
• Hvad er sideudbyttet, og efter hvilken standard er det angivet? Er det ikke oplyst, så vær skeptisk.
• Hvad sker der, hvis patronen er defekt? Tjek vilkårene for returnering, ombytning og reklamation. Ved erhvervskøb gælder andre regler end ved forbrugerkøb, så læs betingelserne.
• Hvor hurtigt kan I levere? Hurtig levering er en stor fordel, hvis lageret skal fyldes op i en fart. Tonerland.dk oplyser dag-til-dag-levering ved bestilling inden kl. 14.
• Kan I hjælpe, hvis noget går galt? En leverandør med telefonisk support sparer dig for tid i en presset situation.

Er du i tvivl om, om en kompatibel toner påvirker printerens garanti eller serviceaftale, så tjek aftalen med din printerleverandør eller serviceselskab, før du skifter. Det er sjældent en sag, der skal afgøres på mavefornemmelse.

Tjekliste: sådan optimerer du kontorets printsetup

Du behøver ikke en stor omlægning. Tag udgangspunkt i denne rækkefølge, og start med det, der kan gøres på en eftermiddag:

1. Kortlæg printerne. Skriv mærke, præcis model og placering ned for hver maskine. Notér også, hvem der bruger dem mest.
2. Find de rigtige patronnumre. Gem dem i et delt dokument sammen med et link til din foretrukne leverandør.
3. Udpeg en ansvarlig og en stedfortræder. Det er ikke en stor opgave, men den skal ligge hos nogen. Skriv navnene på printeren.
4. Sæt en minimumsbeholdning. Hav mindst én ekstra toner pr. printer, og bestil ny, når reserven tages i brug. Så er printeren aldrig tom uden en plan.
5. Lav en kort vejledning til patronskift. Tre-fire billeder, ophængt ved printeren, forhindrer rod og spild. Følg altid producentens anvisning.
6. Test efter skift. Print en tekstside og en side med fyldte felter, og noter dato og resultat.
7. Tjek placering og luft. Printeren bør ikke stå klemt ind ved en arbejdsplads, og rummet bør kunne udluftes. Brug Arbejdstilsynets vejledninger om indeklima som udgangspunkt, og spørg jeres arbejdsmiljørepræsentant.
8. Spørg medarbejderne. Bed teamet nævne de to største irritationer ved printeren. Svarene er ofte overraskende konkrete og nemme at løse.
9. Gennemgå forbruget hvert halve år. Brug dokumentationen til at vurdere, om I har den rigtige printertype og patronstørrelse.

Printsetup som en del af trivselsarbejdet

Det kan virke lidt overdrevet at tale om printere i et trivselsperspektiv, men arbejdsmiljø handler ikke kun om store indsatser. Det handler også om at fjerne de små forhindringer, der stille og roligt trætter folk. En printer, der virker, er sjældent noget, nogen takker for, men en printer, der ikke virker, bliver lagt mærke til af alle.

Der er også en økonomisk dimension. Spildtid, genoptryk, nødindkøb og afbrudt koncentration er omkostninger, der sjældent står på en konto. Vil du se på det større billede, kan du læse mere i Hvor meget koster dårligt arbejdsmiljø virksomheden årligt?. Et ordentligt printsetup er ikke løsningen på alt, men det er en af de nemmeste forbedringer at gennemføre, fordi den er konkret, billig og synlig for alle.

Til sidst et råd til dig som leder: Spørg ikke kun, hvad toneren koster. Spørg, hvad det koster, når den ikke virker. Svaret ændrer ofte, hvordan du indkøber.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan finder jeg den rigtige toner til min Canon-printer?

Find printerens præcise modelbetegnelse på maskinen eller i manualen, og brug en printerfinder hos en leverandør til at se de patroner, der passer. Sammenlign med nummeret på din nuværende patron, hvis du har den. Serienavnet alene er sjældent nok, da modeller i samme serie kan bruge forskellige tonere.

Er kompatibel toner lige så god som original?

Det afhænger af produktet og leverandøren. Kompatible tonere kan give god kvalitet til en lavere pris, men der er forskel på udbyderne. Tjek sideudbytte, returvilkår og kundeanmeldelser, og lav en testudskrift ved første brug. Har du en serviceaftale på printeren, så læs vilkårene, før du skifter.

Hvor mange ekstra tonere bør kontoret have på lager?

Som minimum én reserve pr. printermodel, som erstattes, så snart den tages i brug. På kontorer med høj udskrift eller lange leveringstider kan lidt mere være fornuftigt, men undgå at binde penge i et stort lager, I ikke får brug for.

Kan printeren påvirke indeklimaet på kontoret?

Printere kan afgive små mængder partikler og varme, især ved høj udskrift. Placer dem med god luftcirkulation, og følg producentens vejledning ved patronskift. Har medarbejdere gener, så tag det op med arbejdsmiljørepræsentanten, og find vejledning hos Arbejdstilsynet.