Sådan sikrer I arbejdsmiljøet ved en kontorflytning

Annonce – sponsoreret indhold.

Arbejdsmiljø ved kontorflytning handler om at behandle flytningen som en midlertidig arbejdsopgave med egne risici: tunge løft, trapper, ledninger, pakkearbejde og et stramt tidsskema. Det sikrer I ved at lave en skriftlig plan før flytningen. Planen skal fastlægge, hvem der pakker og løfter hvad, og hvilke opgaver medarbejderne slet ikke skal have. Under flytningen skal gangarealer holdes frie, og alle skal vide, hvem der bestemmer. Bagefter skal I lave en ny APV for de nye lokaler og indrette arbejdspladserne ergonomisk. Her følger rækkefølgen trin for trin, før, under og efter flytningen.

Arbejdsmiljø ved kontorflytning: en midlertidig opgave med reelle risici

De fleste virksomheder har styr på arbejdsmiljøet i hverdagen. Der er en arbejdsmiljøorganisation, en APV og aftaler om stole og skærme. Alligevel overses flytningen ofte, fordi den ikke ligner almindeligt arbejde. Den opfattes som et projekt, en praktisk opgave eller en “fælles indsats”, hvor alle hjælper hinanden en fredag eftermiddag. Ansvaret ligger dog stadig hos arbejdsgiveren, uanset om opgaven kaldes projekt eller hverdag.

Der er flere grunde til, at flytning falder uden for radaren:

• Den er sjælden. Mange kontorer flytter kun en gang hvert mange år. Der er derfor ingen rutine og ingen faste procedurer.
• Den ligger uden for normal arbejdsbeskrivelse. En kontormedarbejder, en bogholder eller en konsulent er ikke ansat til at bære arkivskabe ned ad en trappe.
• Den foregår under tidspres. Lejemålet udløber, de nye lokaler skal overtages, og driften skal helst køre videre. Tidspres er en af de mest oplagte årsager til, at man springer sikkerheden over.
• Den ejes af ingen. Flytningen havner ofte hos en kontorchef eller en kollega med “godt overblik”, uden at nogen tænker på arbejdsmiljø som en del af opgaven.

Arbejdsmiljøloven pålægger arbejdsgiveren at sørge for, at arbejdet kan udføres sikkert og sundhedsmæssigt forsvarligt. Det gælder også ved afvigende opgaver som flytning. Arbejdstilsynet har vejledninger om blandt andet manuel håndtering, løft og skub, og dem bør I bruge som udgangspunkt. Tjek de aktuelle vejledninger på at.dk, og kontakt jeres bedriftssundhedstjeneste eller arbejdsmiljørådgiver, hvis I er i tvivl om en konkret opgave.

En flytning rummer typisk fire risikogrupper:

1. Fysisk belastning: tunge løft, akavede arbejdsstillinger, gentagne bøjninger og bæring ned ad trapper.
2. Fald og snublen: kasser i gangene, løse kabler, våde gulve og midlertidigt rod i begge lokaler.
3. Klemning og væltning: reoler, skabe, skærme og rullecontainere, der vælter eller glider.
4. Psykisk belastning: uklare roller, usikkerhed om de nye lokaler, støj, afbrudt arbejde og en følelse af, at flytningen kommer oven i den normale arbejdsmængde.

Hvorfor lader mange virksomheder en professionel klare det tunge arbejde?

Kernen er, at det tunge og risikofyldte arbejde kræver rutine, udstyr og planlægning, som en kontorbemanding sjældent har. Derfor vælger mange ledere at bruge erhvervsflytning Nordjylland til de dele af flytningen, hvor risikoen for skader er størst, i stedet for at bede kolleger om at løfte det hele. Medarbejderne beholder så deres egentlige arbejdsopgaver og kan koncentrere sig om at pakke eget skrivebord og få styr på egne ting.

Der er flere gode grunde til at overlade opgaven til et firma, der arbejder med flytning til daglig:

• Planlægning: Et flyttefirma kan vurdere adgangsforhold, trapper, elevatorer og parkering i forvejen. Det er netop de forhold, der skaber de fleste problemer på dagen. En flytning, der er gennemtænkt på forhånd, giver færre improviserede løsninger.
• Fast kontaktperson: Når én person hos flyttefirmaet kender opgaven fra start til slut, bliver kommunikationen enklere. Medarbejdere og ledelse ved, hvem de skal spørge, når noget ændrer sig.
• Sikker håndtering: Erfarne flyttemænd løfter, bærer og transporterer møbler og udstyr hver dag. De kender teknikker og hjælpemidler, som en kontorafdeling ikke har brug for til hverdag.
• Mindre forstyrrelse af driften: Når flytningen er tilrettelagt efter virksomhedens behov og tidsplan, bliver der færre afbrydelser og mindre tidspres på medarbejderne.

Det betyder ikke, at I skal give hele flytningen fra jer. Mange virksomheder vælger en blanding: Medarbejderne pakker deres egne arbejdspladser efter en klar vejledning, mens flyttefirmaet tager de tunge møbler, de store opgaver og selve transporten. Det vigtige er, at I bevidst vælger, hvem der gør hvad, og ikke lader det udvikle sig på dagen.

Hvis I sammenligner tilbud, så spørg til planlægningen og ikke kun til prisen. Hvordan bliver flytningen tilrettelagt? Hvem er jeres kontaktperson? Hvad forventer flyttefirmaet, at I selv gør klar? Og hvordan håndteres sårbart udstyr som it, skærme og arkiver? De svar fortæller langt mere om sikkerheden end en timepris.

Før flytningen: sådan planlægger I arbejdsmiljøet

Det meste af arbejdsmiljøarbejdet ved en flytning sker, før den første kasse bliver pakket. Her er en rækkefølge, I kan følge.

1. Udpeg en ansvarlig og inddrag arbejdsmiljøorganisationen

Peg på én person, der har ansvaret for flytningen som helhed. Denne person skal have mandat til at træffe beslutninger og kende arbejdsmiljøreglerne i grove træk. Inddrag arbejdsmiljørepræsentanten fra start. Repræsentanten kender medarbejdernes bekymringer og kan opdage problemer, som ledelsen ikke ser.

2. Lav en kort risikovurdering af selve flytningen

Gå begge lokaler igennem sammen med den ansvarlige og gerne flyttefirmaet. Noter:

• Hvor er der trapper, smalle døre, skarpe hjørner eller ujævne overgange?
• Er der elevator, og kan den bruges til store møbler og rullecontainere?
• Hvor kan flyttebilen holde, og hvor langt skal der bæres?
• Hvilke genstande er tunge, skrøbelige, høje eller ustabile?
• Hvor er der kabler, stikkontakter og teknisk udstyr, der skal kobles fra?

Skriv resultaterne ned. En side med konkrete observationer er mere værd end en lang rapport, ingen læser.

3. Lav en pakkeplan og en rollefordeling

Beslut, hvem der pakker hvad, hvem der løfter hvad, og hvem der er tilstede på dagen. Skriv det i et dokument, som alle kan få. Næste afsnit gennemgår fordelingen mere detaljeret.

4. Planlæg ruterne og oprydningen på forhånd

Beslut, hvilke veje flyttemænd og medarbejdere bruger, og hvilke gange der skal holdes frie. Fjern gamle kasser, ubrugte møbler og affald, før flytningen går i gang, så der ikke er unødigt rod i vejen. Aftal også, hvad der skal kasseres, så I ikke flytter udstyr, ingen skal bruge.

5. Kommunikér til medarbejderne i god tid

Medarbejderne skal vide, hvornår der pakkes, hvornår de skal være væk fra arbejdspladsen, og hvad der forventes af dem. Fortæl også, hvordan de nye lokaler ser ud, og hvor de skal sidde. Uvished om de nye forhold er en stressfaktor i sig selv, og den kan afhjælpes med en simpel tegning og en kort orientering.

6. Aftal indflytning og overdragelse af de nye lokaler

Tjek, at de nye lokaler er klar, før I flytter ind. Gulve skal være rengjort, belysning og stikkontakter skal virke, og it og netværk skal være sat op, hvis det er muligt. Ellers risikerer I at arbejde i et halvfærdigt miljø med løse kabler og kasser i flere dage.

Hvem pakker og løfter hvad? Og hvad bør medarbejderne ikke gøre selv?

Rollefordelingen er det vigtigste enkeltpunkt i planen. Uklare roller er årsagen til, at kontormedarbejdere ender med at bære tunge ting, de ikke bør løfte.

Det kan medarbejderne som udgangspunkt pakke selv

• Skrivebordets indhold: papirer, kontorartikler, mapper og personlige ejendele.
• Mindre ting som kopper, planter, billeder og lette materialer.
• Egne arbejdsmaterialer, der skal sorteres, kasseres eller arkiveres.

Husk, at selv lette kasser kan blive for tunge, hvis de pakkes for fulde. Giv medarbejderne et par enkle regler: Brug mange små kasser frem for få store, læg tunge ting nederst, og luk kassen, så indholdet ikke flytter sig. Mappe- og papirkasser bliver hurtigt tungere, end man tror.

Det bør medarbejderne ikke gøre selv

• Bære tunge møbler: arkivskabe, store skriveborde, reoler, konferencemøbler og hæve-sænkeborde, især ned eller op ad trapper.
• Flytte store skærme og tv: de er skrøbelige og skal bæres korrekt, ofte af to personer.
• Håndtere serverudstyr, printere og kopimaskiner: de er tunge, har skarpe hjørner og kræver ofte særlig forsigtighed.
• Arbejde i højden: afmontere lamper, skabe i loftshøjde eller hylder, hvor der kræver stige.
• Håndtere kabler og elinstallationer: alt hvad der involverer tavler eller faste elinstallationer hører til autoriserede fagfolk.
• Køre og læsse flyttebiler: det skal være en del af flyttefirmaets opgaver, ikke noget kolleger gør ved siden af arbejdet.

Skriv det ned, så der ikke opstår diskussion på dagen. En frivillig kollega, der vil hjælpe, er ikke et godt argument for at fravige planen. Det kan næsten altid føre til skader, og et sygefravær efter en ryg- eller skulderskade rammer både medarbejderen og kollegerne.

Tag også hensyn til medarbejdere med særlige forhold: gravide, personer med tidligere rygproblemer eller skader og unge under uddannelse. Tal med dem på forhånd om, hvad de skal og ikke skal lave. Behov og regler kan variere, så spørg Arbejdstilsynet eller jeres bedriftssundhedstjeneste, hvis I er i tvivl om særlige hensyn.

Under flytningen: frie gangarealer, sikker håndtering og klar kommunikation

Hold gangarealer og flugtveje frie

Kasser og møbler skal aldrig blokere nødudgange, trapper, branddøre eller gange. Sæt fast i planen, hvor kasser må stå, og hvor de ikke må. Brug mærkede opstillingsområder i stedet for at stable kasser langs væggene i gangene. Ryd løbende op, så færdiggjorte områder ikke bliver en forhindring for dem, der arbejder videre.

• Hold døre og elevatorer fri for midlertidige ophobninger.
• Tape løse ledninger fast eller flyt dem uden for gangzoner.
• Sørg for god belysning, også i kældre, depoter og ved bagindgange.
• Vær opmærksom på vådt og glat føre ved indgange, især i den kolde del af året.

Skærme, it-udstyr og kabler

It-udstyr er både dyrt og skrøbeligt, og det er en hyppig kilde til småskader og forsinkelser.

• Tag billeder af opsætningen, før I kobler fra. Det gør det lettere at sætte arbejdspladsen op igen.
• Mærk kabler og udstyr med navn eller pladsnummer, så hver medarbejder får sit eget udstyr på den rigtige plads.
• Pak skærme i originalemballage eller med beskyttelse, og lad dem bære lodret, ikke liggende.
• Tag backup, og lad it-ansvarlig koordinere nedtagning og opsætning. Det er ikke en opgave for den enkelte medarbejder.
• Afbryd strømmen og vent, til udstyret er koldt, før det pakkes.

Møbler og inventar

Hæve-sænkeborde, kontorstole og reoler har ofte komplekse samlinger. Få dem skilt ad og samlet af folk, der ved, hvordan det gøres. Læg skruer og små dele i mærkede poser, og tape dem fast på møblet. Ellers ender I med at lede efter dele, og arbejdspladserne bliver sat op uden de rigtige justeringsmuligheder. Reoler og skabe skal tømmes, før de flyttes, og højt inventar skal fastgøres, så det ikke vælter i det nye lokale.

Klar kommunikation på flyttedagen

Mange uheld opstår, fordi nogen gætter. Giv alle samme oplysninger fra morgenstunden:

• Hvem er den ansvarlige hos jer, og hvem er kontaktpersonen hos flyttefirmaet?
• Hvilke områder er lukket for medarbejdere, og hvilke veje skal de bruge?
• Hvor er førstehjælpsudstyr og brandslukkere placeret?
• Hvad gør man, hvis en kasse går i stykker, eller noget går galt?
• Hvornår holdes pauser, og hvor kan medarbejderne opholde sig?

Hold et kort morgenmøde, hvor planen gennemgås, og afslut dagen med en hurtig status. Her kan I opfange små fejl, før de bliver store. Husk også at tage højde for ændringer undervejs. Hvis en rute ikke fungerer, så ændr den, og fortæl det til alle med det samme.

Efter flytningen: ny APV og ergonomisk opsætning af de nye lokaler

Mange tror, at arbejdet er slut, når den sidste kasse er stillet ned. Men det er her, den langsigtede del af arbejdsmiljøet begynder. De nye lokaler har andre lysforhold, anden akustik, andre afstande og en anden indretning end de gamle. Det betyder, at jeres hidtidige APV ikke længere giver et korrekt billede. En ny arbejdsplads kræver en ny vurdering. Arbejdstilsynet har vejledninger om APV og om, hvornår den skal opdateres. Tjek dem på at.dk, så I følger de aktuelle krav.

Lav en ny APV for de nye lokaler

Brug flytningen som anledning til en grundig APV. Medarbejderne er friske på, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør. Dæk blandt andet:

• Fysisk arbejdsmiljø: lys, støj, temperatur, ventilation og indretning.
• Ergonomi: stole, borde, skærmplacering og siddestillinger.
• Psykisk arbejdsmiljø: trivsel, samarbejde og støjniveau i åbne kontormiljøer.
• Sikkerhed: flugtveje, brandudstyr, førstehjælp og elinstallationer.

Lad arbejdsmiljøorganisationen deltage, og gør det til en rigtig vurdering med en handlingsplan, ikke en formalitet.

Stil arbejdspladserne ergonomisk ind

Det er ikke nok, at skrivebordet står på pladsen. Hver medarbejder bør have mulighed for at indstille stol, bord og skærm, så arbejdsstillingen passer til den enkelte. Hjælp med at justere højder, skærmafstand og placering af tastatur og mus. Hvis I har hæve-sænkeborde, så vis, hvordan de bruges, og opfordr til skift mellem sid og stå. Se også vores artikel Hvad er ergonomi egentlig? Sådan skaber du et ergonomisk arbejdsmiljø for en grundigere gennemgang af principperne.

Tjek indeklimaet

Nye lokaler kan have et anderledes indeklima end de gamle. Mærk efter: Er der træk eller for varmt? Er der for lidt frisk luft i mødelokaler? Er der blændende lys fra vinduerne på skærmene? Støjer det fra gaden eller fra naboer? Spørg medarbejderne i de første uger, og vær opmærksom på klager over hovedpine, træthed eller tør luft. Tag fat i udlejer eller bygningsejer, hvis problemerne ligger i ventilation eller varme, som I ikke selv råder over.

Gennemgå flugtveje og brandsikkerhed

Alle medarbejdere skal vide, hvor flugtvejene er, og hvor samlingsstedet ligger. Tjek, at skiltning, nødbelysning og brandslukkere er på plads, og at flugtveje ikke er blokeret af møbler eller kasser, der endnu ikke er pakket ud. Udpeg eventuelle brandansvarlige og førstehjælpere på ny, hvis nogen er flyttet eller har skiftet plads. Spørg udlejer eller brandmyndighederne om de konkrete krav til lokalerne, hvis I er i tvivl.

Følg op med medarbejderne

Aftal en opfølgning efter de første uger. Det kan være en kort samtale på et teammøde, et lille spørgeskema eller en runde ved skrivebordene. Spørg konkret:

• Sidder du godt, og er lyset i orden?
• Kan du koncentrere dig, eller forstyrrer lyd og færdsel?
• Er der noget i de nye lokaler, der føles utrygt eller upraktisk?
• Fik du den information, du havde brug for under flytningen?

Noter svarene, og handl på dem. Hvis I lover noget og ikke følger op, mister I medarbejdernes tillid. Sæt også gerne et par ting på dagsordenen til en senere evaluering, så små justeringer ikke går i glemmebogen. Er I nysgerrige på, hvad en sund arbejdsplads kendetegnes ved, kan I læse Hvad kendetegner en sund arbejdsplads? Guide til sundt arbejdsmiljø.

Hvornår mindsker ekstern hjælp risikoen for skader og sygefravær?

Ikke alle flytninger kræver professionel hjælp. Et lille kontor med få medarbejdere, let inventar og stue-etage til stue-etage kan godt klares internt, hvis planen er god. Men der er klare signaler på, at ekstern hjælp er det sikreste valg:

• Der er trapper eller smalle adgangsforhold, og tungt inventar skal bæres op eller ned.
• Der er meget inventar: arkivskabe, store skriveborde, reoler eller mange hæve-sænkeborde.
• Der er dyrt eller følsomt udstyr som servere, store skærme, printere og specialudstyr.
• Tidsrammen er stram, og flytningen skal ske uden for normal arbejdstid eller på meget kort tid.
• Medarbejderne er mange, og I vil undgå, at de bruger tid på at løfte, i stedet for at arbejde.
• I har medarbejdere med fysiske begrænsninger, som ikke kan deltage i fysisk arbejde.
• Ingen internt har erfaring med at planlægge en større flytning.

I de situationer er ekstern hjælp ikke en luksus. Den flytter de mest risikable opgaver væk fra kontorpersonalet og over til dem, der har udstyret og rutinen. Det mindsker risikoen for belastningsskader og ulykker, og dermed også for sygefravær, som både koster penge og skaber ekstra arbejde for kollegerne.

Tjekliste: rækkefølgen i overblik

Før flytningen

1. Udpeg en ansvarlig og inddrag arbejdsmiljørepræsentanten.
2. Besigtig begge lokaler og noter risici.
3. Beslut, hvad der pakkes internt, og hvad en professionel tager.
4. Planlæg ruter, opstillingsområder og oprydning.
5. Informér medarbejderne om tidsplan, roller og de nye lokaler.

Under flytningen

1. Hold et kort morgenmøde med klare roller og kontaktpersoner.
2. Hold gangarealer og flugtveje frie hele dagen.
3. Lad fagfolk håndtere tunge møbler, store skærme og teknisk udstyr.
4. Mærk kabler og it-udstyr, og afslut dagen med en status.

Efter flytningen

1. Lav en ny APV for de nye lokaler.
2. Stil arbejdspladserne ergonomisk ind sammen med den enkelte.
3. Tjek indeklima, flugtveje og brandudstyr.
4. Følg op med medarbejderne og justér, hvor det er nødvendigt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvem har ansvaret for arbejdsmiljøet, når kontoret flytter?

Det er arbejdsgiveren, der har ansvaret for, at arbejdet kan udføres sikkert og sundhedsmæssigt forsvarligt. Det gælder også under en flytning. Ansvaret forsvinder ikke, fordi opgaven er midlertidig, eller fordi medarbejderne tilbyder at hjælpe. Når I bruger et flyttefirma, kan I flytte en del af de praktiske risici over til dem, men I har stadig ansvaret for planlægningen og for de opgaver, medarbejderne selv udfører.

Skal vi lave en ny APV, når vi flytter?

Ja, det er god praksis og i mange tilfælde et krav, at APV’en opdateres, når arbejdsforholdene ændrer sig væsentligt, som ved en flytning til nye lokaler. De nye lokaler har andre forhold end de gamle, så den gamle APV passer ikke længere. Se Arbejdstilsynets aktuelle vejledninger om APV på at.dk, og spørg jeres arbejdsmiljørådgiver, hvis I er i tvivl om kravene.

Må medarbejderne pakke og bære selv?

De kan pakke egne skrivebordsting og lette personlige ejendele. Tunge møbler, store skærme, serverudstyr og alt, der kræver trappebæring eller arbejde i højden, bør overlades til fagfolk. Skriv det ned i en rollefordeling, så ingen er i tvivl. Hvis I vil vide, hvad der er forsvarligt at løfte, kan I finde Arbejdstilsynets vejledninger om manuel håndtering og løft på at.dk.

Hvornår skal vi begynde at planlægge arbejdsmiljøet ved flytningen?

Så tidligt som muligt og helst samtidig med, at I beslutter at flytte. Planlægningen af roller, ruter, opstillingsområder og kommunikation tager tid, og det er langt nemmere at tage højde for risici, før flytningen er i gang. Tidligt samarbejde med et flyttefirma og med arbejdsmiljøorganisationen giver også bedre tid til at tilpasse planen.

Hvad kan vi gøre, hvis medarbejderne er stressede af flytningen?

Det vigtigste er klar og hyppig information. Fortæl, hvad der skal ske, hvornår og hvem der gør hvad. Tag hånd om de praktiske forhold, så flytningen ikke kommer oven i det normale arbejde. Lyt til bekymringer, og følg op efter flytningen. Hvis stressen fortsætter, kan I kontakte jeres bedriftssundhedstjeneste eller arbejdsmiljørådgiver for individuel hjælp.