Sådan indretter du rum til massage på kontoret

Annonce – sponsoreret indhold.

Hvis du vil have massage på kontoret, er det vigtigste at beslutte først, hvilket rum der kan bruges, hvornår det er ledigt, og hvordan medarbejderne får besked. Det er sjældent selve massagen, der skaber problemer. Det er mødelokalet, der alligevel er booket, væggene af glas, rummet der er for koldt, eller den kollega der først hører om ordningen på dagen. Denne guide gennemgår de praktiske rammer, så HR, kontorchefen eller lederen kan have alt på plads, før massøren kommer.

Massage på kontoret: derfor betyder rammerne lige så meget som massøren

Mange virksomheder starter med at spørge, hvem der skal massere, og hvad det koster. Det er naturligt, men det er ikke det, der afgør, om ordningen bliver en succes. Hvis en medarbejder skal finde en ledig plads i et gennemgangsrum, kan høre kollegernes samtaler gennem væggen og ikke ved, om hun må gå fra sit skrivebord, får hun ikke meget ud af en dygtig massør. Rammerne afgør, om medarbejderne tør tilmelde sig, og om de kan slappe af, når de ligger på briksen.

Det er derfor en god idé at tænke i tre ting: rummet, tiden og kommunikationen. Rummet skal give ro og privatliv. Tiden skal passe ind i arbejdsdagen, så massagen ikke bliver endnu en ting, man skal nå. Kommunikationen skal sikre, at alle ved, hvad der sker, og at ingen føler sig presset. Når de tre ting er på plads, behøver massøren kun at møde op og gøre det, hun er uddannet til.

Mange leverandører tager sig af en del af det praktiske. Et sted som God Krop i København, der tilbyder massage på arbejdspladsen både som faste aftaler og til enkelte personaledage, kan typisk fortælle, hvad de har brug for af plads og udstyr, og hvordan en dag kan tilrettelægges. Men det er stadig jer, der kender huset, kollegerne og kalenderen. Derfor skal I selv sørge for de lokale forhold: hvilket rum, hvilke tidspunkter, og hvem der er tovholder.

Tag også en kort, ærlig snak om forventningerne. Massage er ikke en erstatning for et godt arbejdsmiljø, ergonomiske arbejdspladser eller en rimelig arbejdsbyrde. Det er et tilbud, der kan give en pause for krop og hoved, og som mange oplever som et tegn på, at virksomheden bekymrer sig om dem. Det virker bedst, når det står ved siden af resten af indsatsen for trivsel og ikke i stedet for den.

Valg af rum: mødelokale, stillerum eller noget helt tredje

Det rette rum afhænger af jeres kontor, men nogle krav går igen. Der skal være plads til en briks eller en massagestol, og massøren skal kunne gå rundt om den. Døren skal kunne lukkes, og medarbejderen skal have en fornemmelse af at være alene. Spørg leverandøren, hvilket udstyr der medbringes, og mål rummet op med de mål, I får. Det er bedre end at gætte, især hvis I tænker på et lille rum.

Mødelokalet: ofte det bedste bud

Et mødelokale er det mest oplagte valg, fordi det allerede har en dør og er vant til at blive booket. Det har også sine udfordringer. Mange mødelokaler har glasvægge, og dem skal I tage hensyn til. Overvej mat folie, rullegardiner eller en skærm, der kan stilles op foran glasset. Hvis rummet ligger ud til en travl gang, kan folk komme til at kigge ind, og så vil nogen vælge massagen fra.

Bordet kan være et problem. Et stort konferencebord fylder, og det er ikke altid let at flytte. Se på, om bordet kan skubbes til side, eller om I har et mindre mødelokale uden fast opstilling. Reserver rummet i kalenderen for hele massagedagen, også til opstilling og nedtagning, så ingen går ind midt i en behandling for at tage en whiteboardtavle.

Stillerum og pauserum

Har I et stillerum eller et rum til hvile, kan det passe godt, fordi det i forvejen signalerer ro. Tjek, om rummet er stort nok, og om andre bruger det, mens massøren er der. Hvis folk går ind for at tage en pause eller en telefonsamtale, skal I enten lukke det for dem den dag eller finde et andet sted. Et stillerum, der er optaget af massage, men åbent for alle, ender hurtigt i forvirring.

Telefonbokse og små fokusrum er sjældent store nok. Pauserummet i køkkenet er heller ikke egnet, fordi lugt, lyd og gennemgang ødelægger oplevelsen. Det samme gælder åbne loungeområder, selv om de kan se hyggelige ud.

Andre muligheder

Hvis I ikke har et egnet rum, kan et kontor, et sundheds- eller førstehjælpsrum, et ledigt kontor eller et lokale i bygningen, som I kan låne, fungere. Overvej, om en leders kontor kan bruges. Det kan være praktisk, men det kan også virke grænseoverskridende, hvis medarbejderne skal ligge i chefens rum. Vælg hellere et neutralt sted.

Diskretion i praksis

Diskretion handler om mere end en lukket dør. Sæt et skilt på døren med teksten “Massage i gang – bank ikke på”, så ingen går ind ved en fejl. Sørg for, at folk ikke skal gå gennem rummet for at nå et andet sted. Placer rummet, så der ikke står kolleger og venter lige uden for døren med udsyn til den, der kommer ud. Hvis I har en venteplads, så placer den et stykke væk, for eksempel ved en sofa eller to stole i en anden del af kontoret.

Udstyr og komfort: lys, temperatur, støj og adgang

Når rummet er fundet, handler det om at gøre det behageligt at være i. Det er småting, men de betyder noget for, om man falder til ro. Tænk på rummet, som om du selv skulle ligge stille i en halv time uden at tage tøj på, som du plejer.

Lys

Skarpt lysstofrør i loftet er en dårlig start. Hvis lyset kan dæmpes, så gør det. Hvis ikke, kan en bordlampe eller en gulvlampe med varmt lys være et godt supplement, mens loftslyset er slukket. Massøren skal stadig kunne se, hvad hun gør. Tjek også, om solen kan skinne direkte ind i øjnene på den, der ligger på ryggen. Persienner eller gardiner løser det.

Temperatur og luft

Mange glemmer temperaturen. Når man ligger stille, bliver man hurtigt kold, selv i et rum, der føles normalt, når man sidder ved sin computer. Sørg for, at rummet er tempereret, og stil eventuelt en lille varmeblæser klar, hvis rummet er køligt. Massøren bruger ofte et tæppe eller et lagen, men spørg leverandøren, hvad de medbringer. Luft ud mellem behandlingerne, især hvis rummet er lille, og vær opmærksom på, at et åbent vindue kan give træk og støj udefra.

Støj

Støj er den største fjende for ro. Kopimaskinen i nabolokalet, kollegernes telefonmøder og køkkenet med kaffemaskinen kan høres gennem tynde vægge. Vælg et sted så langt fra larmen som muligt, og bed kollegerne i nærheden om at tage hensyn. Hvis I vil vide mere om, hvornår støj bliver et reelt arbejdsmiljøproblem, kan I læse Hvor meget støj er for meget på arbejdspladsen? En guide til målinger og grænseværdier. Til massage er målet dog ikke at overholde en grænse, men at skabe et rum, hvor man kan slappe af. Rolig musik kan hjælpe, men spørg massøren, om hun har egen musik, og hvad hun foretrækker.

Adgang og praktisk udstyr

Massøren kommer med udstyr, som skal bæres ind. Tjek, om der er elevator, hvor lang vej der er fra indgangen, og om der er trapper eller dørtrin. Giv massøren besked om, hvordan hun kommer ind: adgangskort, dørtelefon eller en kollega, der henter hende i receptionen. I indre København kan parkering og aflæsning være besværligt, så fortæl, hvor hun bedst kan holde, eller hvilken indgang der er nemmest. Orienter receptionen, så hun ikke bliver stående i døren.

Derudover er der nogle små ting, som er nemme at overse:

• En stikkontakt i nærheden, hvis udstyret kræver strøm.
• En stol eller knager til tøj, tasker og sko, så medarbejderen ikke skal lægge dem på gulvet.
• Et glas vand og et sted at stille det.
• En affaldsspand, hvis der bruges engangsmaterialer.
• En stol til massøren, hvis hun skal sidde ned mellem behandlingerne.

Tidsplan og booking: sådan passer massagen ind i arbejdsdagen

Et godt rum hjælper ikke, hvis ingen har tid til at bruge det. Her handler det om at gøre det let at sige ja uden at få dårlig samvittighed over at forlade sin plads.

Korte tider og små pauser imellem

Firmamassage består som regel af korte behandlinger, så flere kan nå at komme til på en dag. Spørg leverandøren, hvilke tider der er mulige, og hvad hun anbefaler for jeres situation. Planlæg altid en lille pause mellem hver behandling. Den bruges til at lufte ud, tørre af, skifte lagen og lade den næste medarbejder komme ind uden at stå og vente i døren. Uden en buffer kommer hele dagen hurtigt bagud, og så ender de sidste med at vente længe eller få en kortere tid.

Hvis massøren har en lang dag, så sørg for, at hun også får en pause. Det er en detalje, men en træt massør giver ikke den bedste oplevelse.

Faste dage eller enkeltstående besøg

Om I vælger en fast ordning eller et enkelt besøg, afhænger af, hvad I vil. Til et enkelt besøg, for eksempel en personaledag, er det nemt at planlægge en dag og lukke et mødelokale. Med en fast ordning, hvor massøren kommer med regelmæssige mellemrum, skal I finde en rytme, der kan holde. Vælg en fast ugedag og et fast tidsrum, så folk kan lære det og planlægge efter det. Hvis I har hjemmearbejde, så vælg de dage, hvor flest er på kontoret. Ellers risikerer I, at halvdelen af tiderne står tomme.

Undgå dage med mange møder, deadlines eller travle perioder, hvis I kan. Tilbuddet virker underligt, hvis det ligger på dagen, hvor alle er pressede.

Tilmelding og booking

Gør tilmeldingen enkel. En delt kalender, et bookingskema eller et simpelt dokument, hvor man kan skrive sig på en tid, fungerer fint. Det vigtigste er, at der er én person, der har overblik. Udpeg en tovholder, som tager imod tilmeldinger, sender påmindelser og holder styr på afbud og ventelister. Det er ofte kontorchefen, en HR-medarbejder eller en kollega, der gerne vil have ansvaret.

Tænk også over, hvem der kan se, hvem der har booket. En åben liste med navne er praktisk, men den kan få nogle til at holde sig tilbage. Overvej at lade tovholderen styre bookingen, så man kun ser, om en tid er ledig, og ikke hvem der har den.

Hav en plan for afbud og tomme tider. Hvis nogen melder fra i sidste øjeblik, kan en venteliste fylde pladsen. Afklar med leverandøren, hvad der gælder, hvis der er ubrugte tider, og om aftalen kan justeres, hvis der er for få eller for mange tilmeldinger.

Arbejdstid eller fritid

Afklar tidligt, om massagen foregår i arbejdstiden. Det er en beslutning, ledelsen skal træffe, og den skal være tydelig. Hvis medarbejderne skal tage fri eller bruge frokosten, bliver tilbuddet mindre attraktivt for mange. Hvis I er i tvivl om, hvordan et personalegode behandles skattemæssigt, så spørg jeres revisor eller se Skattestyrelsens vejledninger, da reglerne afhænger af jeres konkrete aftale.

Information til medarbejderne og frivillighed

Kommunikationen bør starte, før massøren kommer. Folk skal vide, hvad der sker, hvorfor, og at de selv bestemmer, om de vil deltage. Er I uklare på det punkt, risikerer I, at nogen føler sig presset, mens andre overser tilbuddet.

Hvad skal beskeden indeholde?

En god udmelding er kort og konkret. Den skal sige:

• Hvad: hvilken type massage der tilbydes, og hvor lang hver tid er.
• Hvornår: dato og tidspunkter, og om det foregår i arbejdstiden.
• Hvor: hvilket rum, og hvordan man finder det.
• Hvordan man tilmelder sig: link, skema eller tovholderens navn.
• At det er frivilligt: uden forklaring og uden betydning for noget andet.
• Hvad der sker i rummet: om man skal tage tøj af, hvad der bruges af olie eller lignende, og at man altid selv bestemmer, hvad man er tryg ved.

Spørg massøren, hvad hun gerne vil have med i beskeden. Hun ved bedst, hvad medarbejderne typisk undrer sig over, for eksempel om man kan massere med tøj på, eller om der bruges duftolie.

Frivillighed i praksis

Frivillighed er mere end en sætning i en mail. Den skal vises i handling. Ledere skal ikke spørge, hvorfor nogen ikke har tilmeldt sig, og de skal ikke udtrykke overraskelse, hvis en kollega siger nej tak. Nogle har fysiske grunde til at undlade massage, andre er bare ikke interesserede, og nogle synes, det er ubehageligt at ligge på en briks på arbejdet. Alle skal have lov til at sige nej uden at forklare sig.

Vær også opmærksom på, at ikke alle kan eller bør få massage. Det gælder for eksempel ved visse sygdomme, akutte skader eller graviditet. Opfordr medarbejderne til at fortælle massøren om helbredsforhold og tale med deres egen læge, hvis de er i tvivl. Sundhedsstyrelsens hjemmeside er et godt sted at finde generel information om sundhed. Det er medarbejderen og massøren, der taler om helbredet, ikke HR eller lederen. Gør det klart, at oplysninger forbliver mellem dem.

Nævn også allergi. Hvis massøren bruger olie eller creme, skal medarbejderne vide det på forhånd, så de kan sige til, hvis de reagerer på bestemte produkter.

Sæt forventningerne rigtigt

Lov ikke for meget. Massage kan give en pause og en oplevelse af afslapning, og mange føler sig lettere i kroppen bagefter. Men det er ikke en behandling mod alle former for smerte eller stress, og det skal I ikke skrive i invitationen. Hold tonen jordnær og fokuser på tilbuddet som en pause og et gode. Hvis du vil have et bredere perspektiv på, hvordan sådan et tilbud passer ind i en samlet indsats, kan du læse Hvad kendetegner en sund arbejdsplads? Guide til sundt arbejdsmiljø.

Oprydning og praktiske afklaringer med leverandøren

De sidste detaljer er dem, der ofte bliver glemt, indtil de skaber problemer. Aftal dem på forhånd, så ingen står tilbage med et rod eller en uventet regning.

Oprydning og hygiejne

Afklar, hvem der gør hvad. Massøren tager typisk sit eget udstyr med og pakker det ned, men hvem sætter møblerne tilbage, og hvem tørrer bordet af, hvis der er brugt olie? Hvem tager affaldet? Hvor lang tid skal der afsættes til opstilling og nedtagning? Hvis det er et mødelokale, skal det være klar til næste møde, så planlæg en buffer, så ingen skal vente.

Tjek også, hvordan hygiejnen håndteres mellem behandlingerne, for eksempel skift af lagen eller papir på briksen. Spørg massøren, hvad hun foretrækker, og om hun har brug for noget fra jeres side.

Spørgsmål til leverandøren

Inden I skriver under, bør I have svar på nogle grundlæggende spørgsmål:

• Hvilken uddannelse har massørerne, og er de tilknyttet en brancheorganisation eller registrering, for eksempel RAB (Register over Alternative Behandlere)?
• Hvilket udstyr medbringes, og hvilket skal I stille til rådighed?
• Hvor meget plads og hvilke forhold kræver leverandøren, og hvad er minimum?
• Hvordan fungerer afbud, aflysning og ændringer, både fra jeres og leverandørens side?
• Hvad sker der, hvis massøren bliver syg, og kan der stilles en afløser?
• Hvilken form for forsikring har leverandøren, og hvad dækker den?
• Kan leverandøren hjælpe med information til medarbejderne eller en kort introduktion?
• Hvordan faktureres der, og hvad gælder ved ubrugte tider?

Hos God Krop kan I for eksempel aftale både faste forløb og enkeltstående besøg, og de kommer primært ud til virksomheder i København, men også andre steder på Sjælland efter aftale. Det er en god idé at fortælle, hvordan jeres kontor ser ud, og få leverandørens vurdering, før I beslutter noget.

Evaluer efter første gang

Efter første besøg bør I tage en kort runde. Spørg tovholderen og massøren, hvad der fungerede, og hvad der kunne være bedre. Var rummet for koldt? Var tiderne for korte eller for lange? Kom der folk forbi døren? Spørg også medarbejderne i en kort besked, hvad de syntes. Brug svarene til at justere, før næste gang. Små ændringer kan gøre en stor forskel, og de fleste problemer er nemme at løse, hvis I opdager dem tidligt.

Tjekliste: sådan gør du kontoret klar til massage

Her er den samlede tjekliste i prosaform, du kan følge fra start til slut.

Start med at vælge rummet. Find et lokale med en dør, der kan lukkes, uden gennemgang og helst væk fra den værste larm. Hvis der er glasvægge, så dæk dem til. Tjek, at der er plads til briksen og til, at massøren kan gå rundt om den, og mål efter med leverandørens oplysninger. Book rummet i kalenderen for hele dagen, også til opstilling og oprydning. Sæt et skilt på døren, og sørg for, at ingen skal gå gennem rummet.

Gør derefter rummet behageligt. Dæmp lyset, eller supplér med en lampe, og sørg for, at solen ikke blænder. Sæt temperaturen, så den er behagelig for en, der ligger stille, og stil et varmeapparat klar, hvis det er nødvendigt. Luft ud før dagen starter og mellem behandlingerne. Bed kolleger i nærheden om at tage hensyn til støj. Sæt en stol eller knager frem til tøj, og stil vand klar. Sørg for en stikkontakt og en affaldsspand.

Tænk på adgangen. Fortæl massøren, hvordan hun kommer ind, hvor hun kan parkere eller aflæsse, og hvem hun skal henvende sig til. Orienter receptionen. Tjek, at der er en rimelig vej for udstyret uden trapper eller smalle døre.

Planlæg tiden. Aftal tidsrum og længden på hver behandling med leverandøren, og læg en lille pause ind mellem dem. Vælg en dag, der ikke er fyldt med møder, og husk, at massøren også skal have en pause. Udpeg en tovholder, der styrer tilmeldinger, påmindelser, afbud og venteliste. Afgør, om massagen sker i arbejdstiden, og afklar eventuelle skattemæssige spørgsmål med revisor eller Skattestyrelsen.

Informér medarbejderne i god tid. Skriv, hvad, hvornår, hvor og hvordan man tilmelder sig. Sig tydeligt, at det er frivilligt, og at ingen skal forklare et nej. Opfordr dem til at fortælle massøren om helbred og allergi, og understreg, at det forbliver mellem dem. Hold løfterne jordnære.

Afslut med oprydning og opfølgning. Aftal, hvem der rydder op, og hvordan rummet gøres klar til næste brug. Få svar på leverandørens uddannelse, forsikring, afbudsregler og afløsning. Tag en kort evaluering efter første gang, og justér det, der ikke fungerede.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor meget plads skal vi have til massage på kontoret?

Det afhænger af, om massøren bruger en briks eller en massagestol, og hvordan hun foretrækker at arbejde. Som tommelfingerregel skal der være plads til udstyret, og massøren skal kunne bevæge sig frit omkring det. Spørg leverandøren om de præcise mål, og mål rummet op, før I beslutter noget.

Kan vi bruge et almindeligt mødelokale?

Ja, et mødelokale er ofte et godt valg, hvis det har en dør, der kan lukkes. Tjek, om der er glasvægge, der skal dækkes til, om bordet kan flyttes, og om rummet er langt nok fra larm. Book det for hele dagen, så ingen går ind midt i en behandling.

Skal massagen foregå i arbejdstiden?

Det er en beslutning, jeres ledelse skal tage, og den bør være tydelig fra starten. Hvis medarbejderne selv skal bruge deres pause eller fritid, kan det mindske interessen. Spørger I til skattemæssige forhold ved personalegoder, så kontakt jeres revisor eller se Skattestyrelsens vejledninger.

Hvad gør vi, hvis ikke nok medarbejdere tilmelder sig?

Start med at undersøge, hvorfor. Er tidspunktet dårligt, er rummet for åbent, eller er informationen uklar? Prøv en anden dag eller et mere privat rum, og gør det let at tilmelde sig. Tal med leverandøren om, hvordan aftalen kan justeres, så I ikke betaler for tider, der står tomme. Pres aldrig medarbejderne til at deltage.

Hvem skal have ansvaret for planlægningen?

Udpeg én tovholder, for eksempel en kontorchef eller en person fra HR. Vedkommende styrer rummet, tilmeldingerne, kommunikationen og kontakten til leverandøren. Det gør det nemt for både medarbejdere og massør at vide, hvem de skal henvende sig til.